Jednym z etapów powstawania wspólnoty mieszkaniowej jest przejęcie przez nią należnej dokumentacji od poprzedniego administratora nieruchomości.
W posiadaniu wspólnoty mieszkaniowej powinny się znaleźć:
- dokumentacja budowy i dokumentacja powykonawcza,
- instrukcje obsługi i eksploatacji instalacji oraz urządzeń w obiekcie,
- książka obiektu budowlanego, zawierająca między innymi dane identyfikujące obiekt, plan sytuacyjny obiektu czy protokoły kontrolne.
Zadaniem wspólnoty jest wezwanie poprzedniego zarządu do przekazania dokumentacji wraz z wyszczególnieniem wszelkich dokumentów, które dotyczą nieruchomości i powinny znaleźć się w posiadaniu nowej administracji. Dokumenty powinny być przekazane przez poprzedniego zarządcę bez zbędnej zwłoki.